يتطلب حصول أي منظمة أو مؤسسة على أى من شهادات الجودة الدولية سواء ان كانت لادارة الجودة او البيئة او السلامة - بداية - الالتزام بالمواصفة نفسها و تفرعاتها على أساس أن الجودة عبارة عن حلقة متكاملة تضم كل أنشطة وعمليات المنظمة و كافة الأمور و الأساليب المستخدمة في الإدارة و العاملين و الإنتاج والتشريعات والقوانين.
يجب المرور بثلاث مراحل هي :
أولا : مرحلة ما قبل التسجيل .
ثانيا : مرحلة التسجيل أو مرحلة الحصول على الشهادة .
ثالثا : مرحلة ما بعد الحصول على الشهادة .
أولا : مرحلة ما قبل التسجيل :
و هي المرحلة التي يتم فيها التجهيز و الاستعداد و تعديل الأوضاع لتتطابق متطلبات المواصفة الدولية محل الاعداد و تشمل هذه المرحلة على :
1. اقتناع واستعداد الإدارة العليا بأهمية هذا النظام و الفوائد التي تعود من ذلك .
2. أن تقوم الإدارة العليا بنقل هذا الإقناع إلى جميع المستويات الإدارية و لكل العاملين والموظفين على اختلاف مستوياتهم ، و ذلك بطرق متعددة كالاجتماعات و النشرات والدورات التدريبية.
3. تفهم طبيعة و فلسفة نظم الجودة الدولية.
4. الاستفادة من خبرات الآخرين و الشركات التي نجحت في الحصول على الشهادات.
5. تعيين مدير مسؤول عن عملية تأهيل الشركة للحصول على الشهادات الدولية وفقاً لمتطلبات للمواصفة الدولية محل الاعداد.
6. اختيار مكتب استشاري أو خبير في الحصول على الشهادة في حال رغبت الشركة بتسريع الوقت اللازم للحصول على الشهادة.
7. يشكل فريق عمل يضم التخصصات و الدوائر المختلفة التي تتكون منها الشركة.
8. حضور الفريق لدورات تدريبية و تعريفية لنظم الجودة الدولية .
9. وضع خطة عمل و جدول زمني لتنفيذها. و من ينفذ ماذا؟
10. إجراء التقييم المبدئي لنظام الجودة الحالي للتعرف على نقاط القوة و الضعف.
11. تطوير وتوثيق طرق العمل للعمليات الرئيسية التي تحقق متطلبات نظم الجودة كما وردت في المواصفات الدولية.
12. التغلب على العقبات و مقاومة التغيير ، فتطبيق المعايير الدولية قد يحتاج إلى تغيرات في الهيكل التنظيمي و في الإجراءات و العمليات و قد يصاحب التغيير بعض المقاومة خاصة إذا تعرضت مصالح بعض الموظفين للخطر أو توقعوا ذلك . لذا يجب التغلب على هذه المشكلة عن طريق محاولات الإقناع و إشراك الموظفين و اطلاعهم على العملية بشفافية و كذلك شرح الفوائد المتحققة.
13. تطبيق نظام الجودة كما هو موثق و الذي يستجيب بدوره لمتطلبات المواصفات القياسية الدولية.
14. مراجعة نظام الجودة بواسطة استشاري أو إجراء تقييم أولى من قبل المقيم، و يعني ذلك التدقيق من طرف خارجي.
مراحل تطبيق مواصفات الآيزو
يجب الإعداد الجيد عند رغبة أي شركة أو مؤسسة مهما كان نوع الخدمة المقدمة فيها أن تقوم بالإعداد الجيد و المدروس حتى تنجح في جميع مراحل التطبيق. و يمكن تلخيص مراحل التطبيق بالخطوات التالية :
1. دراسة المواصفات بعناية و تكون البداية بدراسة المواصفة التي ترغب الانضمام إليها.
2. تحديد الانشطة والعمليات في المؤسسة.
3. مستوى أداء نظم الجودة في المؤسسة لكل الانشطة والعمليات التي حددت في الخطوات السابقة.
4. نظم الجودة و إعداد كتيب الجودة – اذا كان من متطلبات التوثيق - ، و يراعى هنا أن يكون حجم التوثيق بالقدر المطلوب فقط (دون زيادة أو نقصان).
5. تطبيق الخطط لتحسين الأداء و هو ما يعرف بالتخطيط لنظم الجودة ، و يجب أن تحدد في هذه الخطط كحد أدنى :
· المراد تحقيقها.
· البشرية و المادية المطلوبة .
· المسؤولين عن تطبيق هذه الخطط .
· جدول زمني مناسب.
6. الإدارة العليا في المؤسسة لتطبيق خطط الجودة التي وضعت و إلى أن يصل أداء الجودة إلى المستوى المطلوب، و هذا الدور الذي يجب على الإدارة أن تلعبه ، هو دور أساسي لنجاح تطبيق الجودة و الخطط.
7. تصبح الإدارة على ثقة من قدرة وكفاءة نظام الجودة يمكنها أن تسعى للحصول على شهادة مطابقة لنظام الجودة من إحدى الهيئات المعتمدة .
8. الإدارة العليا لأداء نظام الجودة بشكل منتظم و مستمر، للتأكد من أن نظام الجودة يعمل بالكفاءة التي تؤدي إلى إنتاج منتجات بالجودة المطلوبة.
وتتم مرحلة التأهيل بخمسة خطوات
الخطوة الأولي ( تحليل الفجوة ) :
1. فريق العمل ، وتحديد ممثل الإدارة.
2. تقييم الوضع الحالي للمنشأة ، وعدد الإدارات ، وحجم العمل , ووضع خطة العمل الرئيسية وفقاً لمتطلبات للمواصفة الدولية محل الاعداد.
3. عمل تقرير الإنحراف (تقرير بالفرق بين النظام المطبق فعليا و النظام المطابق للمواصفات)
الخطوة الثانية ( التوعية والتدريب ):
1. وعي عام بالجودة.
2. مفصل لمتطلبات المواصفة / المواصفات الدولية محل التأهيل.
3. فريق العمل على إنشاء الوثائق ومتطلبات المواصفة
4. فريق المراجعة الداخلية.
5. مجموعة من أفراد المنشأة على استخدام الأساليب الإحصائية في عمليات مراجعة الإدارة.
الخطوة الثالثة ( تصميم النظام وتوثيقه )
1. سير وإجراءات العمل وتعليماته وتوثيقه وفقاً لمتطلبات لمتطلبات المواصفة / المواصفات الدولية محل التأهيل.
2. كتيب الإجراءات وإرشادات العمل والمستندات.
3. في إعداد وثائق الجودة طبقاً لمتطلبات المواصفة
4. الإجراءات على الإدارات المختلفة ، ومراجعة تطبيقها
الخطوة الرابعة: التطبيق والإعداد للحصول علي الشهادة / الشهادات الدولية محل التأهيل:-
تطبيق متطلبات نظام الجودة.
الخطوة الخامسة: المراجعة النهائية:-
1. مراجعة داخلية في المنشأة ، وتقييم الأداء
2. عمل الإجراءات التصحيحية طبقاً للمراجعة الداخلية الأولى
3. مراجعة داخلية ثانية وتقييم الأداء ، وعمل الإجراءات التصحيحية / الوقائية.
4. مجموعة من أفراد المنشأة على استخدام الأساليب الإحصائية في عمليات مراجعة الإدارة
الجهة التي تمنح الشهادة هي هيئات التسجيل المعتمدة و المرتبطة مع الهيئات الرسمية كلا في بلده ، و من خلال أجهزة المواصفات و المقاييس .
1. يبدأ العمل للحصول على الشهادة بداية من خلال تطبيق المنظمة داخليا وفقاً لمتطلبات المواصفة الدولية محل الاعداد لفترة تتراوح بين ثلاثة إلى ستة أشهر.
2. تطلب من المسجل الدولي زيارتها و منح الشهادة ،
3. يقوم المسجل الدولي -:
1. بتدوين ملاحظاته لوضع المنظمة
2. تحديد مدى التزامها بالمواصفات المعتمدة العالمية
3. يحدد طبيعة النواقص إن وجدت ، ثم يحدد فترة زمنية لتحديد الإصلاحات.
4. يقوم بزيارات ميدانية لمواقع المنشأة ثم يقرر منح الشهادة أو حجبها.
ثانيا : مرحلة التسجيل أو مرحلة الحصول على الشهادة :
1. اختيار المسجل : أي اختيار الشركة التي ستقوم بالمراجعة و التقييم من احل منح الشهادة على أن تكون من الشركات المرخص لها بذلك، و يمكن التعرف على هذه الشركات من خلال قائمة دولية.
2. ملء نموذج طلب التسجيل و الهدف منه تزويد المسجل بمعلومات تفصيلية كاملة عن الشركة التي تطلب التسجيل و من هذه المعلومات :
1. اسم الشركة و شكلها القانوني.
2. نوع النشاط و أنواع المنتجات أو الخدمات التي تقدمها الشركة.
3. خطوط الإنتاج أو مراكز الخدمة التي تطلب الشركة الشهادة بشأنها ، حيث يمكن أن تقتصر المراجعة و التقييم على أحد أنشطة الشركة دون الأخرى.
4. مواقع الوحدات الإنتاجية أو الخدمية للشركة.
5. عدد ورديات العمل.
6. عدد الموظفين.
7. مساحة الأرض التي تشغلها منشآت الشركة.
3. قبول عملية التقييم بناء على بيانات بطاقة الاستقصاء يقرر المسجل قبول عملية المراجعة و التقييم أو عدم قبولها، و يتوقف ذلك على مدى توفر الخبراء لدى المسجل ، فقد يستعين المسجل ببعض الخبراء ممن تتوفر لديهم شروط ممارسة عملية التقييم و المراجعة ، و قد يتعذر المسجل عن القيام بعملية التقييم و يوصي بمسجل آخر متخصص ، إلا انه من النادر أن يكون نشاط الشركة غريبا أو مفرطا في التخصص مما يجعل المسجل يعتذر عن القيام بالتقييم ، إذ انه ينصب على نظم الجودة و لا يدخل في تفاصيل العمل الفني التخصصي.
4. التخطيط و الإعداد للمراجعة : يجب على المراجع الذي سيقوم بالتقييم من قبل المسجل أن يدرس جيدا نظم الجودة و العمليات و الإجراءات في الشركة التي ستتم مراجعتها، و ذلك بدراسة الوثائق و المستندات و كتيب العمل ، وبناء على ذلك يضع المراجع خطة العمل قبل الانتقال لمقر الشركة بشأن هذه الخطة و الحصول على موافقتها على كل أجزاءها.
5. و ضع الجدول الزمني لعملية المراجعة : و يعنى ذلك الاتفاق على يوم محدد و ساعة محددة لكل قسم من أقسام الشركة سيتم تقييمه، بحيث لا يتعطل العمل و حتى يجهز كل قسم الأوراق و المستندات و الوثائق الخاصة و المعدات التي يطلب فريق المراجعة عليها ، كما يتم تحديد الشخص الذي سيرافق الفريق من كل قسم و ترتيب مواعيد و أماكن الاجتماعات النهائية للمراجعة.
6. التنسيق و التعاون التام مع فريق المراجعة ، إذ يجب أن تسجل الشركة تعليقات و ملاحظات ونصائح فريق المراجعة، خاصة فيما يتصل بنقاط الضعف و حالات عدم المطابقة لمتطلبات المواصفات اللدولية، و قد تكون ملاحظات أساسية تتطلب مزيد من العمل و يحرر فريق المراجعة بشأن تلك الملاحظات طلب إجراء تصحيحي و في حالة تنفيذ هذه التعديلات يتم منح الشهادة.
ثالثا : مرحلة ما بعد التسجيل /الحصول على الشهادة :
بعد الحصول على الشهادة الدولية , ودخول الشركة في سجل الشركات التي حصلت على أي من الشهادات، لا ينبغي و لا يمكن التوقف عن العمل المستمر و المتواصل من اجل الحفاظ على المستوى الذي وصلت له الشركة و الذي منحت الشهادة بموجبه ، ومن المهم الحصول على الشهادة و لكن الأهم هو المحافظة عليها حتى لا نفقد ثقة المتعاملين معها و عملائها.
طلب تجديد الشهادة :
بعد مرور ثلاث سنوات على الحصول على الشهادة يتحتم على الشركة أن تطلب من المسجل إعادة التقييم و المراجعة من اجل منح شهادة جديدة بنفس المحتوى القديم أو بمحتوى جديد و اكبر أو أشمل ، لأنه يشتمل على أنشطة و منتجات جديدة .
علما أن عملية إعداده التقييم تكون اسهل بكثير من عملية التقييم لأول مرة ،حيث تكون قد توفرت معلوما كافية عن الشركة تسهل عملية المراجعة و إعادة التقييم.
